Informationen zur Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Bewerber*innen

I. Wer ist verantwortlich und wie kann ich den Datenschutzbeauftragten erreichen?

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist der:

NABU (Naturschutzbund Deutschland) e.V.
Charitéstraße 3
10117 Berlin
Tel. 030-28 49 84-0
Fax 030-28 49 84-20 00
NABU@NABU.de

Registergericht: Amtsgericht Stuttgart | Registernummer: VR 2303
Umsatzsteueridentifikation-Nr.: DE 155765809

Präsident: Jörg-Andreas Krüger, Geschäftsführung: Susanne Baumann, Ingo Ammermann

Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder zum Thema Datenschutz allgemein wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten, den Sie unter der E-Mail-Adresse Datenschutz@NABU.de erreichen. Im Falle gewünschter sicherer Übermittlung kontaktieren Sie uns bitte auf dem Postweg. Für alle weiteren datenschutzrechtlichen Anliegen, insbesondere vertrauliche, können Sie sich über die E-Mail-Adresse DSB@NABU.de direkt an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden.

II. Ihre Rechte als Betroffene*r

Jede betroffene Person hat folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung beziehungsweise ein Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie können einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung einschließlich einer Analyse von Kundendaten für Werbezwecke jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Darüber hinaus steht der betroffenen Person auch ein allgemeines Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zu begründen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für die Ausübung der Betroffenenrechte beim NABU wenden Sie sich am einfachsten an Widerspruch@NABU.de. Darüber hinaus haben Sie das Recht zur Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

III. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den NABU

1. Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben. Hierbei handelt es sich in der Regel um folgende Daten:

• Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum);
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse et cetera);
• Gegebenenfalls Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis, Daten zur gesundheitlichen Eignung;
• Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie uns gegebenenfalls darüber hinaus zur Verfügung stellen und in Bewerbungsgesprächen mitteilen;
• Bewerbungsfoto;
• Vorstrafen, soweit dies wegen der ausgeschriebenen Tätigkeit erforderlich ist;
• Kontodaten in Fällen von Reisekostenerstattung;
• im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers Daten, die Sie in öffentlich zugänglichen Online-Netzwerken oder -Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt über sich zur Verfügung gestellt haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dies betrifft sowohl Ihre Bewerbungsunterlagen als auch Ihre persönlich mitgeteilten Angaben im Bewerbungsverfahren, z.B. in Telefoninterviews, bei Einstellungstests oder persönlichen Vorstellungsgesprächen.

Sofern Sie Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben.

Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht (zum Beispiel ärztliche Bescheinigung nach Jugendarbeitsschutzgesetz), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen.

2. Empfang und Bearbeitung von Bewerbungen (Auswahlverfahren)

1. Über unsere Webseite können Sie unsere Online-Stellenbörse besuchen. Hier gibt es, je nach ausgewählter Position, drei verschiedene Bewerbungswege.

A) Bewerbung per Bewerbungsmanagement-Tool

Wenn Sie sich für eine unserer ausgeschriebenen Stellen interessieren, können Sie sich direkt im Bewerbungsportal bewerben, eine Registrierung ist nicht notwendig. Hierfür setzen wir das Bewerbermanagement-Tool HRworks der HRworks GmbH ein. Sie können uns zudem weitere Dokumente (etwa Lebenslauf) über das Tool zukommen lassen. Bitte senden Sie uns hierbei keine sensiblen (besondere Kategorien personenbezogener) Daten (etwa sexuelle Ausrichtung, Informationen über Krankheiten und Schwangerschaften, religiöse oder politische Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeiten) und Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, zu. Sollten Sie einen anderen Kanal – wie z. B. E-Mail oder Post – zur Übermittlung Ihrer Bewerbung nutzen, werden Ihre Daten entsprechend in unserem Bewerbungsmanagement-Tool erfasst.

HRworks setzt Cookies auf der Maske ein, die für die Nutzung des Tools zwingend erforderlich sind. Darunter fallen Cookies, die es ermöglichen, Sie wiederzuerkennen, während Sie die Seite im Rahmen einer einzelnen Session besuchen.

B)    Bewerbung per E-Mail

Um sich auf eine ausgeschriebene Stelle zu bewerben, müssen Sie in einem Online-Bewerbungsformular Ihre Kontaktdaten angeben. Das Vorgehen dient der effizienteren Bearbeitung Ihrer Bewerbung sowie unserer IT-Sicherheit. Ihre Angaben im Bewerbungsformular werden nach Eingang von der Personalabteilung gesichtet. Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit einer fachbereichsspezifischen E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen schicken können. Ausschließlich die für die Auswahl zuständigen Personen haben Zugriff auf das fachbereichsspezifische E-Mail-Konto bzw. Ihre Bewerbungsunterlagen, denn beim Verantwortlichen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen. Anschließend werden für die Stelle in Frage kommende Bewerber*innen zu (mehreren) Bewerbungsgesprächen in der Bundesgeschäftsstelle eingeladen – nur in Ausnahmefällen (z.B. auf Wunsch und mit gültiger Einwilligung bei Bewerber*innen aus dem Ausland) werden Gespräche über Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt (Details siehe unten). Nach der Auswertung der Bewerbungsgespräche erfolgen die Auswahl und der Einstellungsprozess, hierbei werden Ihre Daten vom Personalbüro und zuständigen Personen des Fachbereiches und der Geschäftsführung verarbeitet. Ebenso nutzt gegebenenfalls der zuständige Betriebsrat Ihre Daten, um Ihre Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung wahrzunehmen.

C)    Initiativbewerbungen

Ihre Initiativbewerbung wird nach Eingang Ihrer Bewerbung auf Initiativbewerbungen@NABU.de von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Das weitere Verfahren folgt dem oben beschriebenen Prozess.

2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wie z.B. Kontaktdaten und weitere von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten (vgl. oben) zur Prüfung der Bewerbungsunterlagen, die Durchführung von Telefon-Interviews, ggf. die Durchführung von Eignungstests und Bewerbungsgesprächen sowie die Entscheidung über ein Stellenangebot (Zu- oder Absage).

3. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG und ggfs. auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.

3. Erhebung weiterer Informationen zu Bewerber*innen und Prüfung der Referenzen

1. Wenn Sie Referenzen inklusive Kontaktdaten angeben, werden wir Sie ggfs. um Ihr Einverständnis für eine Kontaktaufnahme, zur Verifizierung der angegebenen Informationen (z.B. beim ehemaligen Arbeitgeber), bitten. Hierdurch soll ein noch detaillierterer Eindruck über die vorherigen Tätigkeiten der Bewerber*innen gewonnen werden.

2. Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund der Einwilligung des Bewerbenden i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG durchgeführt. Sofern wir auf öffentlich zugängliche Quellen (etwa Profile in sozialen Netzwerken) zurückgreifen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

4. Talentpool

Wenn wir Bewerber*innen nicht die gewünschte Stelle anbieten können, nehmen wir den Kandidaten mit dessen Einwilligung in unseren Talentpool auf, um ihm zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können. Hierzu verarbeiten wir die Bewerberdaten des Kandidaten. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S.1 BDSG.

5. Abwehr von Ansprüchen

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs.1 lit f) DSGVO erfolgen. Die Interessen des Verantwortlichen bestehen dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

6. Erstellung des Arbeitsvertrags

1. Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Anstellungsvertrag zu erstellen. Hierfür werden alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) verarbeitet und intern an die verantwortlichen Mitarbeiter des Personalmanagements weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

2. Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Konfession für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (etwa Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

IV. Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden beim Verantwortlichen so lange gespeichert, bis das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist oder Sie Ihre Bewerbung zurückziehen. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Sofern es im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu einem außergerichtlichen/gerichtlichen Verfahren kommt, speichern wir Ihre Daten bis zu drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
Für den Fall, dass Sie in die Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, spätestens aber nach zwei Jahren.
Im Falle einer Anstellung werden Ihre Daten in unser internes Personal-System übernommen.

V. Kategorien von Empfängern und mögliche Empfänger personenbezogener Daten

1. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an unseren externen Dienstleister, die HRworks GmbH. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses vollständig unter unserer Kontrolle auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG.

2. Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (zum Beispiel Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

Stand: November 2024