Informationen zur Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Bewerber*innen

I. Wer ist verantwortlich und wie kann ich den Datenschutzbeauftragten erreichen?

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist der:

NABU (Naturschutzbund Deutschland) e.V.
Charitéstraße 3
10117 Berlin
Tel. 030-28 49 84-0
Fax 030-28 49 84-20 00
NABU@NABU.de

Registergericht: Amtsgericht Stuttgart | Registernummer: VR 2303
Umsatzsteueridentifikation-Nr.: DE 155765809

Präsident: Jörg-Andreas Krüger, Geschäftsführer: Leif Miller

Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder zum Thema Datenschutz allgemein wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten, den Sie unter der E-Mail-Adresse Datenschutz@NABU.de erreichen. Im Falle gewünschter sicherer Übermittlung kontaktieren Sie uns bitte auf dem Postweg. Für alle weiteren datenschutzrechtlichen Anliegen, insbesondere vertrauliche, können Sie sich über die E-Mail-Adresse DSB@NABU.de direkt an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden.

II. Ihre Rechte als Betroffene*r

Jede betroffene Person hat folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung beziehungsweise ein Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie können einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung einschließlich einer Analyse von Kundendaten für Werbezwecke jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Darüber hinaus steht der betroffenen Person auch ein allgemeines Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zu begründen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für die Ausübung der Betroffenenrechte beim NABU wenden Sie sich am einfachsten an Widerspruch@NABU.de. Darüber hinaus haben Sie das Recht zur Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

III. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den NABU

1. Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben. Hierbei handelt es sich in der Regel um folgende Daten:

• Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum);
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse et cetera);
• Gegebenenfalls Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis, Daten zur gesundheitlichen Eignung;
• Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie uns gegebenenfalls darüber hinaus zur Verfügung stellen und in Bewerbungsgesprächen mitteilen;
• Bewerbungsfoto;
• Vorstrafen, soweit dies wegen der ausgeschriebenen Tätigkeit erforderlich ist;
• Kontodaten in Fällen von Reisekostenerstattung;
• im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers Daten, die Sie in öffentlich zugänglichen Online-Netzwerken oder -Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt über sich zur Verfügung gestellt haben.

Sofern Sie Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben.

Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht (zum Beispiel ärztliche Bescheinigung nach Jugendarbeitsschutzgesetz), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen.

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Der Verantwortliche verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder gegebenenfalls andere offene Positionen beim Verantwortlichen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren im Rahmen der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage von Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.) durchzuführen.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs.1 lit f) DSGVO erfolgen. Die Interessen des Verantwortlichen bestehen dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

3. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten

Bewerbung auf Stellenanzeige
Um sich auf eine ausgeschriebene Stelle zu bewerben, müssen Sie in einem Online-Bewerbungsformular Ihre Kontaktdaten angeben. Das Vorgehen dient der effizienteren Bearbeitung Ihrer Bewerbung sowie unserer IT-Sicherheit. Ihre Angaben im Bewerbungsformular werden nach Eingang von der Personalabteilung gesichtet. Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit einer fachbereichsspezifischen Email-Adresse, an die Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen schicken können. Ausschließlich die für die Auswahl zuständigen Personen haben Zugriff auf das fachbereichsspezifische Email-Konto bzw. Ihre Bewerbungsunterlagen, denn beim Verantwortlichen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen. Anschließend werden für die Stelle in Frage kommende Bewerber*innen zu (mehreren) Bewerbungsgesprächen in der Bundesgeschäftsstelle eingeladen – nur in Ausnahmefällen (z.B. auf Wunsch und mit gültiger Einwilligung bei Bewerber*innen aus dem Ausland) werden Gespräche über Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt (Details siehe unten). Nach der Auswertung der Bewerbungsgespräche erfolgen die Auswahl und der Einstellungsprozess, hierbei werden Ihre Daten vom Personalbüro und zuständigen Personen des Fachbereiches und der Geschäftsführung verarbeitet. Ebenso nutzt gegebenenfalls der zuständige Betriebsrat Ihre Daten, um Ihre Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung wahrzunehmen.

Mögliche weitere Empfänger personenbezogener Daten sind zum Beispiel:

• Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO zum Beispiel für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen
• Förder- & Drittmittelgeber*innen im Rahmen von Förder- & Drittmittelprojektstellen, wenn der NABU dazu gesetzlich oder vertraglich verpflichte ist (z. B. aufgrund Bundeshaushaltsordnung, Förderrichtlinien)
• weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Initiativbewerbung
Ihre Initiativbewerbung wird nach Eingang Ihrer Bewerbung auf Initiativbewerbungen@NABU.de von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Das weitere Verfahren folgt dem oben beschriebenen Prozess.

Bewerbung auf Stellenanzeigen im Online-Recruting
In einigen Fällen werden Stellenanzeigen über Online-Recruting Plattformen gestaltet. Ausschließlich die für die Auswahl zuständigen Personen haben Zugriff auf dort stattfindende Anfragen, sonstige Kommunikation und eingegangene Bewerbungsunterlagen. Informationen zur Datenverarbeitung auf dieser Plattform werden von den Betreibern als den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt.

Die in Frage kommende Bewerber*innen werden zu (mehreren) Bewerbungsgesprächen in die Bundesgeschäftsstelle eingeladen – nur in Ausnahmefällen (z.B. auf Wunsch und mit Einwilligung bei Bewerber*innen aus dem Ausland) werden Gespräche über Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt. Nach der Auswertung der Bewerbungsgespräche erfolgen die Auswahl und der Einstellungsprozess, hierbei werden Ihre Daten vom Personalbüro und zuständigen Personen des Fachbereiches und der Geschäftsführung verarbeitet. Ebenso nutzt gegebenenfalls der zuständige Betriebsrat Ihre Daten, um Ihre Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung wahrzunehmen. Entsprechend der Nutzungsvereinbarungen werden gemäß Art. 6 Abs.1 lit b) DSGVO der Online-Recruting-Plattform deren Betreiber über die erfolgreiche Einstellung von vermittelten Bewerber*innen in Kenntnis gesetzt.

4. Nutzung der Videokommunikationssoftware der Zoom Video Communications Inc. für digitale Bewerbungsgespräche

Wir nutzen in der Regel das Tool „Zoom“ auf der Basis der Lizenzvereinbarungen Pro und Business, um digitale Bewerbungsgespräche durchzuführen (nachfolgend: „digitale Bewerbungsgespräche“), wenn Sie darin gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, die ihren Sitz in den USA hat.

Für die digitalen Bewerbungsgespräche haben wir, soweit technisch möglich, in unsere Zoom-Konfiguration die durchgehende End-zu-End-Verschlüsselung aktiviert. Ferner haben wir die Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „digitalen Bewerbungsgesprächen“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „digitalen Bewerbungsgespräch“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Registrierungsdaten bzw. Angaben zu dem/der Benutzer*in:

• Name, Vorname bzw. sonstiger angezeigter Name
• E-Mail-Adresse (optional)
• Telefon (optional)
• Einwilligung in Aufzeichnung (optional)
• Profilbild (optional)

Meeting-Metadaten:

• Thema
• Beschreibung (optional)
• Teilnehmer-IP-Adressen
• Geräte-/Hardware-/Browser-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional, nur wenn erforderlich und mit gültiger Einwilligung):

• MP4-Datei aller Video-, Audio-, Chat- und Präsentations-aufnahmen,
• M4A-Datei aller Audioaufnahmen
• Textdatei des Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon:

• Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit.
• Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:

• Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „(optional)“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „digitalen Bewerbungsgespräch“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
• Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des End-geräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des digitalen Bewerbungsgespräches die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten. Um an einem „digitalen Bewerbungsgespräch“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „digitale Bewerbungsgespräche“ durchzuführen. Wenn wir diese“ aufzeichnen wollen, etwa, für die Erstellung von Protokollen oder für befugte Mitarbeiter*innen, welche nicht am digitalen Bewerbungsgespräche teilnehmen konnten, werden wir Ihnen dies vorab transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Sie erleiden keinen Nachteil im Bewerbungsverfahren, wenn Sie Ihre Zustimmung verweigern. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines digitalen Bewerbungsgespräches erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer*in registriert sind, dann können Berichte über Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerber*innen ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der NABU-Bundesgeschäftsstelle verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „digitalen Bewerbungsgesprächen“.

Empfänger / Weitergabe von Daten / Drittstaatenübermittlung
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns Zoom Video Communications Inc. als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen (Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und durch die Nutzung der Data Routing-Funktion; Hierunter versteht man die Möglichkeit selbst zu bestimmen, durch welche Rechenzentren die Daten während der Meetings und Webinare fließen sollen.) angenommen werden.

Weitere Hinweise:
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

5. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (zum Beispiel Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

6. Dauer der Datenspeicherung

Ihre Daten werden beim Verantwortlichen solange gespeichert, bis Sie Ihre (Initiativ-) Bewerbung zurückziehen. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Sofern es im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu einem außergerichtlichen/gerichtlichen Verfahren kommt, speichern wir Ihre Daten bis zu dem Abschluss des Verfahrens.

Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte.

Stand: März 2021